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員工學(xué)習(xí)交流材料——你做的秘書是幾段

？

2019-12-16

總經(jīng)理讓秘書次日九點(diǎn)安排一個(gè)會(huì)議：通知到每一個(gè)參會(huì)人員

，然后秘書自己也參加會(huì)議并做好服務(wù)。

一段秘書的做法：發(fā)通知

。用電子郵件或微信發(fā)出會(huì)議通知

，準(zhǔn)備好會(huì)議用品，并參加會(huì)議

。

二段秘書的做法：抓落實(shí)

。發(fā)出通知后，通過打電話或微信與需要參會(huì)的同志逐一落實(shí)

，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到

。

三段秘書的做法：重檢查。通知發(fā)出

，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒需要參會(huì)的人員及時(shí)參會(huì)

，并了解有沒有變動(dòng)

，如有變動(dòng)，及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)

，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉會(huì)議缺席情況，也給總經(jīng)理確定將缺席的人員是否必須參會(huì)留下時(shí)間

。

四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備

。發(fā)通知，落實(shí)到人

，會(huì)前通知后

，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常

，并在會(huì)議室的門上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議

。

五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備。除以上任務(wù)完成以外

，還事先了解了這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么

，主要議題是什么，然后給參會(huì)者發(fā)過去與這個(gè)議題有關(guān)的資料

，供他們參考

。

六段秘書的做法：做記錄。除完成以上任務(wù)以外

，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好了會(huì)議記錄

。并在允許的情況下

，做了一個(gè)錄音備份。

七段秘書的做法：發(fā)記錄

。除完成以上任務(wù)以外

，會(huì)后還整理好會(huì)議記錄（錄音）給總經(jīng)理。然后

，請(qǐng)示總經(jīng)理是否發(fā)給參會(huì)人員

，或其他人員。

八段秘書的做法：定責(zé)任

。除完成以上任務(wù)以外

，將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)一一落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人。然后

，經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后

，形成書面?zhèn)渫洝渫浗唤o總經(jīng)理和當(dāng)事人一人一份

，定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況

，并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。

九段秘書的做法：做流程

。把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程

，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系

。

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